Cách trình bày powerpoint trong hội nghị khoa học

Ngày Chủ Nhật, 15 tháng 5, 2011 Blog của Báo Mới Hà Nội chia sẻ với bạn đọc bài viết Cách trình bày powerpoint trong hội nghị khoa học
Chúc bạn xem tin tức vui vẻ !!

Chỉ dẫn cách trình bày powerpoint

trong hội nghị khoa học

Nguyễn Văn Tuấn

Trong loạt bài trước, tôi đã bàn về cách viết một bài báo khoa học.  Nhưng trong hoạt động khoa học, việc trình bày kết quả nghiên cứu trong các hội nghị khoa học cũng rất quan trọng. Tuy nhiên, tôi thấy rất nhiều đồng nghiệp trong nước chưa quen với những qui ước trình bày báo cáo khoa học, và trong thực tế cũng đã xảy ra nhiều chuyện cười ra nước mắt.  Bắt đầu từ nay, tôi sẽ viết một loạt bài chỉ dẫn cách trình bày báo cáo khoa học trong các hội nghị khoa học.

Trong khoảng 10 năm gần đây, tôi có dịp tham dự và nói chuyện trong nhiều workshop, hội nghị, hội thảo ở trong nước.  Qua những lần như thế tôi phát hiện nhiều bất cập trong cách trình bày một báo cáo khoa học của nhiều đồng nghiệp.  Sau này, tôi có một loạt bài giảng về cách viết và trình bày báo cáo khoa học trong hội nghị.  Đây là loạt bài được soạn ra một cách chi tiết hơn so với những bài giảng trước đây.  Tôi ho vọng loạt bài này sẽ cung cấp vài thông tin và kinh nghiệm có ích cho các đồng nghiệp trong nước.

Trong loạt bài này, tôi sẽ chia sẻ kinh nghiệm cách trình bày báo cáo trong các hội nghị khoa học. Tôi sẽ bàn về khá nhiều chủ đề, từ cách đặt tựa đề bài nói chuyện, đến những qui tắc trong cách soạn bài nói chuyện (như font chữ, kích thước chữ) và cách soạn slide sao cho có hiệu quả nhất.  Hôm nay, tôi sẽ bắt đầu qua thảo luận cách đặt tựa đề.

Tựa đề

Tựa đề của một báo cáo khoa học hay một bài nói chuyện cũng giống như là một dòng chữ … quảng cáo.  Cũng như chuyên gia quảng cáo, diễn giả muốn có nhiều người chú ý đến bài nói chuyện của mình, muốn cử tọa hấp dẫn với nội dung của bài nói chuyện.  Để đạt được mục đích đó, cách hay nhất trong đặt tựa đề bài nói chuyện là phải đầy đủ, nhưng không quá phức tạp mà cũng đừng quá chung chung.  Tựa đề phức tạp làm người nghe không còn hấp dẫn.  Tựa đề chung chung làm người nghe không có động cơ để theo dõi và không tập trung.  Sau đây là vài chỉ dẫn cụ thể về cách đặt tựa đề sao cho hấp dẫn người nghe.

1.  Slide đầu tiên

Bài nói chuyện dĩ nhiên bắt đầu bằng slide đầu tiên, thường là slide tựa đề.  Không có qui ước nào đặt tựa đề bài nói chuyện, nhưng 2 thông tin quan trọng nhất cần phải có là:

1. Tựa đề bài nói chuyện
2. Tác giả và nơi làm việc

Tựa đề thường viết bằng font chữ 40 trở lên để cử tọa dễ đọc.  Ngoài ra, tôi thấy một số báo cáo, nhất là báo cáo viên là nghiên cứu sinh, còn cung cấp thêm các thông tin như:

3. Tên và ngày hội nghị
4. Danh sách đồng tác giả
5. Tên và logo của trung tâm nghiên cứu
6. Tên của thầy/cô hướng dẫn
7. Cảm tạ
8. Cơ quan tài trợ
9. Hình ảnh nền (background image)

Thông tin 3 có khi cần thiết, vì nó cho thấy báo cáo viên có đầu tư thời gian để soạn tài liệu cho hội nghị.  Trong thực tế, có nhiều báo cáo viên rất lười biếng, họ sử dụng một bài nói chuyện từ hội nghị này sang hội nghị khác, chẳng có thông tin gì mới.  Cách làm lười biếng như thế rất phản tác dụng, vì người nghe chẳng những xem thường diễn giả, mà còn cảm thấy mất thì giờ đi nghe những thông tin cũ.

Thông tin 5-7 có khi không cần thiết.  Thật vậy, có thể nói phần lớn người nghe chẳng cần biết tên hay logo của trung tâm, hay tên của thầy cô, hay cảm tạ.  Tuy nhiên, những thông tin này có khi làm cho thầy cô và đồng nghiệp … hài lòng.  Nó còn cho thấy tác giả là người “biết điều”, ăn ở có trước có sau, chứ không phải vô ơn.

Thông tin 8 (tên cơ quan tài trợ) cũng có khi quan trọng. Có hội nghị yêu cầu tác giả phải nói rõ cơ quan tài trợ, và phải tuyên bố những mâu thuẫn lợi ích (conflict of interest) ngay từ slide đầu tiên để cử tọa biết.

Thông tin 9 (hình nền) có thể làm cho slide hấp dẫn hơn, nhưng cần phải chú ý đến hình ảnh.  Thông thường, hình ảnh nền là những yếu tố của công trình nghiên cứu, hay hình (có khi là bản đồ chỉ trung tâm nghiên cứu – nếu có gì để “khoe”).

Cần lưu ý rằng slide đầu tiên không nên cung cấp quá nhiều thông tin.  Nhiều thông tin trong slide như thế rất dễ làm cho cử tọa bị sao lãng.  Tùy theo hội nghị và tùy theo yêu cầu, chỉ cần tựa đề và tên tác giả có lẽ là đủ.

2.  Bỏ những câu chữ rườm rà

Một khi đã quyết định tựa đề bài báo cáo, tác giả cần phải xem xét lại một cách cẩn thận.  Cần phải xóa bỏ những từ rườm rà, vì những từ này có thể làm cho người nhìn khó lãnh hội vấn đề.  Thử xem qua những tựa đề sau đây:

• The ligno-cellulose biomass fuel chain: a review
• A study on producing bread in Andalucia with the acid moisture technique
• Development of a Portable Device for Work Analysis to Reduce Human Errors in Industrial Plants

Tựa đề thứ nhất có thể thích hợp cho một bài báo, nhưng không thích hợp cho bài nói chuyện.  A review không cần thiết ở đây, vì tác giả có thể nói.  Tựa đề thứ hai thì thừa chữ A study on. Tương tự, trong tựa đề thứ ba có cụm từ Development of cũng là thừa, vì tác giả có thể đề cập khi nói chuyện.  Do đó, những tựa đề trên có thể sửa lại như sau:

• Ligno-cellulose biomass fuel chain
• Producing bread in Andalucia with acid moisture technique
• A Portable Device for Work Analysis to Reduce Human Errors in Industrial Plants

3.  Tránh tựa đề mang tính quá kĩ thuật

Như đề cập trên, tựa đề bài nói chuyện như là một cái quảng cáo sản phẩm.  Do đó, nên để ý đến cách viết tựa đề hấp dẫn.  Một tựa đề hấp dẫn có khả năng thu hút sự chú ý của khán giả trong hội nghị. Người dự hội nghị thỉnh thoảng xem các bài nói chuyện ngoài lĩnh vực chuyên môn của họ, nhưng họ có thể nghĩ rằng những kiến thức và kết quả trong bài nói chuyện có thể giúp ích cho lĩnh vực nghiên cứu của họ.  Do đó, tác giả nên cố gắng đặt tựa đề sao cho khán giả cảm thấy gần gũi, không quá chi tiết kĩ thuật.

Chúng ta thử so sánh những tựa đề sau đây:

Tựa đề quá kĩ thuật	Tựa đề hấp dẫn hơn
A Pervasive Solution for Risk Awareness in the context of Fall Prevention in the Elderly	A Novel Solution for Preventing Fall in the Elderly
An evaluation of the benefit of the application of usability and ergonomics principles to consumer goods	Ergonomics of consumer goods: an evaluation of benefits
Construction and validation of a carrier to shuttle nucleic acid-based drugs from biocompatible polymers to living cells	Method for transferring nucleic acid-based drugs from biocompatible polymers to living cells

Chú ý trong những tựa đề mang tính kĩ thuật, không có động từ.  Khi sửa tựa đề tôi cố gắng cho một động từ vào.  Tựa đề có động từ rất “lợi hại” trong báo cáo khoa học bằng miệng, bởi vì động từ cho chúng ta một cảm giác động.  Danh từ không cung cấp một ý nghĩa động.  Chú ý rằng động từ chỉ thường sử dụng cho bài nói chuyện, chứ không phải cho bài báo khoa học.

4.  Dùng tựa đề với 2 phần

Tựa đề 2 phần cung cấp thêm thông tin cho khán giả.  Do đó, một “chiến lược” gây chú ý là dùng tựa đề gồm 2 phần, và cách nhau bằng một dấu “:” hay "–".  Thử so sánh vài tựa đề sau đây:

Tựa đề một phần	Tựa đề hai phần
Preparation, characterization, and degradability of low environmental impact polymer composites containing natural fibers	Preventing Italy from disappearing under polyethylene bags: Using low environmental impact polymer composites
Anti-tumor activity of bacterial proteins: study of the p53-azzurine interaction	Azzurrine binds to p53: Towards a nontoxic alternative to chemotherapy
The discoursal construction of audience identity in undergraduate assignments	Discoursal construction of audience identity in undergraduate assignments: Who, What, How

5.  Không nên quá súc tích — dùng động từ, giới từ

Chúng ta thử đọc tựa đề sau đây:

An innovative first-year PhD student scientificEnglish didactic methodology

Thoạt đầu, tựa đề xem ra hàm chứa một ý nghĩa, nhưng khi đọc xong thì hình như nó có ý nghĩa khác.  Vấn đề ở đây là tác giả đã dùng cấu trúc tính từ + danh từ + danh từ như là tính từ.  Cụm tính từ first-year PhD student scientificEnglish didactic chính là … thủ phạm. Tính từ innovative là đề cập đến methodology, chứ không phải first-year PhD student.  Do đó, một tựa đề dễ đọc hơn có lẽ là:

An innovative methodology for teaching scientific English to first-year PhD students

Từ bài học trên, chúng ta rút ra kết luận rằng một tựa đề tốt phải:

• Đặt tính từ trước danh từ nó đề cập đến (như innovative đề cập đến methodology chứ không phải students)
• Có một động từ (teaching)
• Dùng giới từ (for, to)

Một số ví dụ sau đây có thể minh họa cho nguyên lí trên.

Tựa đề không có động từ	Tựa đề có động từ
The implementation of sustainable strategies in multinational companies	Implementing sustainable strategies in multinational companies
TOF-SIMS: an innovative technique for the study of ancient ceramics	TOF-SIMS: an innovative technique for studying ancient ceramics
Fault detection of a Five-Phase Permanent-Magnet Motor - a four-part solution	Four ways to detect faults in a Five-Phase Permanent-Magnet Motor
Effect of crop rotation diversity and nitrogen fertilization on weed management in a maize-based cropping system	How does crop rotation diversity and nitrogen fertilization affect the way weeds are managed in a maize-based cropping system?

6. Kiểm tra văn phạm!

Các qui tắc về văn phạm, nhất là cách dùng mạo từ (a, an, the), là vấn đề “nhức đầu” cho nghiên cứu sinh và nhà khoa học không quen với tiếng Anh.  Một số qui tắc văn phạm cũng có thể áp dụng cho cách đặt tựa đề.  Chúng ta thử xem qua ba tựa đề dưới đây:

Multimodality in the context of Brain-Computer Interface

Importance of role of planning and control systems in supporting interorganizational

relationships in health care sector

Iran Foreign Policy

Tựa đề thứ nhất có lẽ thiếu danh từ số nhiều (interfaces).  Tựa đề thứ hai thiếu mạo từ.  Tuy mạo từ ít khi nào dùng trong tựa đề, nhưng nếu một tựa đề dài như trên thì mạo từ cũng cần thiết.  Tựa đề thứ ba có vấn đề về hô ngữ (apostrophe).  Có thể sửa lại như sau:

Multimodality in the context of a Brain-Computer Interface/of Brain Computer

Interfaces

The importance of the role of planning and control systems in supporting interorganizational relationships in the health care sector

Iran’s Foreign Policy

7.  Kiểm tra chính tả

Tựa đề của một bài nói chuyện dứt khoát không để sai chính tả.  Điều này rất hiển nhiên, nếu đó là bài nói chuyện về luận án, hay một công trình nghiên cứu.  Tuy nhiên, tìm ra lỗi chính tả trong một tựa đề có khi đòi hỏi thời gian, nhất là đối với tác giả không quen với tiếng Anh như là tiếng mẹ đẻ.  Chúng ta thử xem xét những tựa đề sau đây:

The Rethoric of Evil in German Literature

Governance choice in railways: applying empirical transaction costs economics to the the railways of Easter Europe and the former USSR

Hearth attack! Cardiac arrest in the middle aged

Trong tựa đề đầu tiên, rethoric có vẻ không sai, bởi vì nó hao hao giống cách phát âm (mà đúng ra phải là rhetoric).  Trong tựa đề thứ hai và thứ ba, từ đúng đáng lẽ phải là Eastern và Heart. Trong trường hợp này, không có phần mềm nào có thể phát hiện Easter và Hearth. Ngoài ra, sự lặp lại (the the) cũng có khi khó phát hiện.  Những tựa đề trên có thể sửa lại:

The Rhetoric of Evil in German Literature

Governance choice in railways: applying empirical transaction costs economics to the railways of Eastern Europe and the former USSR

Heath attack! Cardiac arrest in the middle aged

8.  Suy nghĩ một tựa đề khác thay thế

Trong một hội nghị, khán giả phải nghe và nhìn nhiều bài báo cáo.  Những bài báo cáo thường có cấu trúc với tựa đề như Introduction - Methodology - Discussion - Conclusion and Future Work - Thank you for your attention - Any questions? Nếu bài báo cáo của mình được sắp xếp vào buổi cuối cùng của hội nghị, hay vào buổi trưa / chiều (tức là khán giả rất dễ … buồn ngủ), tác giả cần phải suy nghĩ cách hấp dẫn khán giả.

Một cách để không cho khán giả ngủ là không dùng những tựa đề Introduction - Methodology - Discussion – Conclusion.  Thay vì dùng những tựa đề đó trên slide, tác giả có thể đặt tựa đề sao cho mỗi slide chỉ có 1 điểm (point) duy nhất.  Chẳng hạn như nếu tôi trình bày ảnh hưởng của vitamin D đến tử vong, tôi có thể mở đầu phần dẫn nhập bằng slide với tựa đề Vitamin D and mortality – current literature. Thay vì slide là Conclusion tôi có thể viết tựa đề là Vitamin D and mortality in post-fracture mortality.  Cách viết tựa đề như thế làm cho bài báo cáo là một câu chuyện, và nó làm cho mình professional hơn, hoàn toàn khác với đám đông.

Một cách khác để đặt tựa đề cho từng phần là:

Outline: Why? Why should you be excited?

Methodology: How? Don’t try this at home

Results: What did we find? Not what we were expecting

Discussion: So what? Why should you care?

Future work: What next? Men at work

Thank you: That’s all folks. See you in the dinner table!